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在开放式办公室里,如何保持专注?

更新时间:2018-3-12 19:05:10 来源:华尔街日报中文网 作者:佚名

如果你至今尚未拥有一间角落办公室(Corner Office,通常为公司高管的办公室),今后可能也不会有了。如今,从行业巨头到小型创业公司,都开始推行开放式办公空间政策,工作场所里的各种隔板将逐渐成为历史,各个职级的员工都需要并排坐在摆得密密麻麻的办公桌旁。

雇主们高度青睐这种节省空间的布局,表示紧密地“排排坐”可以促进合作、激发创造力。根据北卡罗来纳州立农业技术大学(North Carolina Agricultural and Technical State University)工业与系统工程系主任Tonya Smith-Jackson的说法,这种做法的确对一些需要建立“共享心智模型”的团队,如开发公寓设计方案的建筑师或是为宣传苏打水进行头脑风暴的广告文案人员效果显著。

不过,鉴于物业价格不断攀升,许多老板的动机恐怕不止于此。“如果你是X公司,而Y公司将其物业成本缩减到你公司的25%,你无疑会在财务上处于劣势,”华盛顿特区建筑公司Perkins Eastman的负责人Barbara Mullenex表示。

问题是,开放式办公室会令许多人在工作上时时刻刻面临挑战;就像身处一个马戏团一样,随时会被意料之外的画面、声音和气味所环绕。

来自加州大学欧文分校(University of California, Irvine)的信息学系教授Gloria Mark表示,这种混乱的环境会令人难以专注。她的研究表明,与关上门安静做事的人相比,开放式办公室里的人会更频繁地受到干扰。

有些公司为需要安静使用电脑工作的人改造了部分区域,或是围起一些小隔间用于打电话或是召开小型会议。还有一些办公室里建起了隔音电话亭,方便员工向客户致电,在午后与被家事缠身的配偶聊一聊,或是给小孩的老师打电话。(很快,像Facebook Spaces这样的应用甚至可让员工们通过VR聚在一起。)

Mullenex女士说,这些方法有助于缓解办公室里的紧张氛围,但管理层对此持抵制态度,担心这样会导致团队成员消失在自己视线范围内的时间过长。

对于那些连上述“逃生方法”求之不得、只能困在开放式办公室里的人,有一些工具可以帮助他们“脱身”。降噪耳机内置的电子装置可以产生声波,是可有效降低甚至隔绝外界噪音的神器,无论是复印机的轰隆声、漫无目的的闲谈声还是隔壁桌切苹果的声音都可以隔绝。如果你无法边听音乐边专心工作,像A Soft Murmur这样的网站或app可以播放模拟大自然的舒缓声音。

白噪音生成器也有类似作用。这种生成器可发出随机的背景音,帮助你放松并在嘈杂的环境下集中注意力。还用一种叫做“粉红噪音”的声音,Mark女士称这种噪音集中在低频段,与人类声音重叠,可减弱令人分心的谈话声。

Slack和HipChat等团队通讯工具可以防止因简短对话而过度分散注意力。文件分享等功能甚至能让线上会议的效率高于面对面讨论。与现场会议以及邮件轰炸相比,这些平台是一种折衷方式,可以让人按自己的节奏做出回应而不至于让办公室成为菜市场。

利兹大学管理学院(Leeds University Business School)讲师Matthew Davis表示,虽然消息提示仍然会毫无防备地在屏幕上弹出,“但这不像有人站在你桌旁或从对面探过身来问你,你无需立刻回应。”

你也可以在开放办公室里放置植物,为自己的工作空间贴上个性化标签,并添加一丝隐私感。植物还可以减弱回声、提升空气质量、去除办公室内污浊空气里的灰尘和其他污染物。2014年发表在《实验心理学期刊》上的一份研究表明,植物可令工作效率提高多达15%。

在编辑敏感文件(或偶尔发点私人邮件)时,如果怕被在身后走来走去的同事干扰,可以在电脑屏幕上贴上防窥膜,这样可以降低那些迎面过来盯屏幕的人的可见度。如果防窥膜带来的相对隐私让你开始放纵自我——如查看比特币价格或过于频繁地刷Facebook——你可下载StayFocusd等浏览器插件让自己避免在某个网站上浪费过长时间。“我认为人们的注意力区间之所以如此之短,是因为外部干扰如此之多,”Mark女士指出。

有些企业设置了“安静时刻”,让员工们专注埋头工作。Mark女士还记得有家公司让员工在不想被打扰的时候戴上一种特殊的帽子。还有其他让同事知道你在赶任务的方式,包括在桌面插旗、开灯或是竖立标牌。

与此同时,“呆伯特漫画(Dilbert)”里的工作场景如今已被浪漫化,向往这种工作场所的人可利用由Note Design等品牌设计的便携式书桌分离装置将公共空间改造成类似半隔离小隔间的样子。还可以使用如Devorm设计的悬挂型台灯让抗干扰效果加倍。

新泽西樱桃山商务礼仪与沟通公司Pachter & Associates的总裁Barbara Pachter表示,随着开放式办公室继续大行其道,身居要职的高层们,从律师到财富500强等企业里的高管都只能不情愿地挤在曾经留给助理坐的大开间里。这种趋势下,人们会自然而然地调整自己的态度。他指出, “有朝一日人们将慢慢认可自己与他人共享同一空间的事实。”

也许这一天的到来尚需时日——我们甚至还没有真正开始采用一套礼貌的手机使用准则——所以在那天到来之前,不要忘记罗斯福总统的重要建议:温言在口,耳机在手。

逃避机制 // 保持专注的四种方式

1. 降噪耳机。无论是在座位上还是搭飞机出差,降噪耳机都可以屏蔽掉周围的噪音,让你在安静中理清自己的思路。合成人工智能助理可助你保持井井有条,蓝牙功能可无线播放音乐或播客。图中Bose的这款降噪耳机价格约350美元。

2. 放松饮品。如果你想要逃离办公室的嘈杂,进入相对平静的状态而又不摄入过量咖啡因,Be Cool放松茶也许会适合你。这款茶融合了草本植物、甘草、苹果和薄荷,可舒缓心情。可用热水或冰水泡,散装袋装均有出售。价格约23美元。

3. 室内盆栽。植物可净化空气,降低周围噪音。吊兰枝叶茂盛,在荧光灯下可茁壮生长,是最典型的办公室之选。多肉植物易打理,可为单调的工作台增添一抹亮色。推荐购买多肉植物松之雪(Haworthia attenuate)。

4. 白噪音合成器。一款好的声音合成器可将刺耳的打印机声和吵闹的电话声转换为个性化的自然之声。你可以混合雨天、海浪和烈火燃烧的声音,并保存为专属的组合音。可在线使用或下载安卓和iOS应用。推荐asoftmurmur.com,升级版价格2美元起。

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